Avez-vous hâte que de nouveaux employés se joignent à votre équipe ? Est-ce plutôt une corvée de tout préparer ? Vous vous interrogez sur la qualité du processus d'intégration ?

Bien accueillir et intégrer les nouveaux employés est essentiel pour faciliter le succès du recrutement à long terme.

C'est un fait aujourd'hui : le bien-être des salariés est un enjeu majeur pour les entreprises du 21e siècle.

Des employés se sentant bien au travail sont bien plus engagés, productifs et véhiculent une meilleure image de l'entreprise.

Un nombre de plus en plus important d’entre elles prend conscience de l'importance de la qualité de vie au travail.

La première perception de la qualité de son environnement de travail se fera avec lles informations disponibles (site, réseaux, ...)... elle s'affinera dans le cadre du recrutement.... et se confirmera, ou non, dès son arrivée dans l'entreprise et notamment en lien avec la façon dont ils auront été accueillis et intégrés.

Cette étape est parfois un peu négligée par manque de temps, d'outils, de moyens ou même de volonté --> et c’est ok 👍!

Une chose est sûre, cependant, c'est que cette phase d'intégration fera que votre nouvelle recrue restera.... ou pas

Voici quelques bonnes pratiques pour une intégration réussie.

1) Prévenir l’équipe

La première chose à faire avant d'accueillir un.e nouvel.le employé.ée est d'en aviser votre équipe. Cela inclut tout le personnel : les personnes avec lesquelles il.elle sera amené.e à travailler et tous les autres.

Cette étape est importante pour préparer votre équipe au changement, faciliter la prise de poste et former une équipe soudée. Ainsi, le.la nouvel.le arrivant.e sera accueilli.e plus naturellement par le reste de l’équipe et sera attendu.e.

Utilisez les moyens qui vous semblent les plus adaptés à votre environnement.

Vous pourriez par exemple publier une newsletter interne, pour rappeler l’approche de son arrivée en rappelant, à travers les valeurs de l'entreprise, l’importance de bien l’accueillir ou en partageant publiquement votre plaisir de l'accueillir, en publiant un post LinkedIn par exemple.

2) Préparer son environnement de travail

On ne le dira jamais assez : “Anticiper” permet de prévoir le meilleur déroulement de la manière la plus complète et la plus précise possible.

Préparez son poste de travail, ainsi que tout l'équipement nécessaire à l'exécution de la tâche en faisant une analyse de besoins pour une meilleure prise de poste.

Vous poser la question “de quoi aurait-il besoin “ vous permettra de penser aux petits détails que l’on peut parfois oublier (comme la papeterie ou le mot de passe de l’ordinateur). Installez vous à son poste de travail et mettez-vous à sa place. “Puis-je être opérationnel ? Ai-je un bureau avec un ordinateur, une adresse e-mail professionnelle ? des fournitures de bureau ? un carnet de contacts utiles ? quelle sera ma première mission ?

3) Présentez-le à l’équipe

Une des bonnes pratiques est d’attribuer un réfèrent à la nouvelle recrue.

Ainsi, elle saura à qui demander de l’aide ou poser des questions. Le référent peut être vous ! Ou un autre collaborateur avec un sens du relationnel développé. Prenez le temps de le présenter à ses nouveaux collègues et de lui proposer une visite des locaux pour lui indiquer les différentes zones de travail, les salles de réunion, la salle de détente… Ainsi, il pourra faire ses repères et se sentira plus vite à son aise et son intégration sera bien plus simplifiée !

Si vous connaissez le "Vis ma Vie", c'est une super méthode pour rentrer dans la réalité, et voir, comprendre les rôles et tâches de ses collègues. En intégration, le Vis-ma-vie sera en binôme avec le.la titulaire du poste.

4) Adoptez une attitude bienveillante !

Le mot "bienveillance" est traduit souvent différemment. Entendons ici un mélange de respect, de gentillesse, d'attention.

Il ne faut pas grand-chose pour que votre nouvel.le arrivant.e se sente accueilli.e : un petit déjeuner en équipe, une boîte de chocolats ou un mug à son nom, proposez-lui du café. Intéressez-vous à lui.elle, demandez-lui son ressenti ; A-t-il fait bonne route ? A-t-il.elle des contraintes de temps, de transport ? des difficultés dans la prise de fonction ? Ainsi, le.la nouveau.elle collaborateur.trice comprendra que vous le.la considérez également en tant que personne et que vous vous souciez réellement de son bien-être.

5) Suivez son intégration durant quelque mois après son arrivée

Comme vous le savez surement, un recrutement est un coût pour une entreprise, et peut devenir plus élevé lorsque le collaborateur décide de ne pas poursuivre sa période d’essai.

C’est pourquoi l'idéal est de vous assurer que tout se passe bien et prendre régulièrement des nouvelles sur son ressenti, son quotidien.

Certaines personnes ont du mal à exprimer leurs sentiments, il ne faut pas hésiter à aller à leur rencontre de façon informelle pour connaître ses éventuelles problématiques.

Ecoutez-les, rappeler votre présence, revenez régulièrement sur la vision et les valeurs de l'entreprise.

Evaluez aussi la correspondance tâches/compétences : il suffit parfois d'un temps formatif pour tout changer ! Dans l'idéal, un listing des compétences techniques et sociales associées au poste sont détaillées, et permettent régulièrement de faire le bilan.

Il est rependu de faire un bilan au bout d’une certaine période.

Celui-ci est habituellement organisé juste avant la fin de la période d’essai. C’est l’occasion vous de dresser un constat des premiers mois et d’échanger sur ses ambitions de poursuite avec vous !

6) Demandez-lui son avis !

Vous pouvez demander de façon informelle le ressenti de son intégration, le vécu de l’accueil reçu à son arrivée.

Un outil que nous aimons particulièrement : Le rapport d’étonnement.

Il s'agit d'un écrit rédigé par un collaborateur et destiné à son manager, dans lequel il décrit ce qui l'étonne (ou un échange oral). Cet outil managérial donne l'opportunité à la nouvelle recrue de partager ses impressions et sa vision critique du fonctionnement de l'entreprise ou service qu'elle intègre.

C’est un bon moyen d’améliorer votre processus d’intégration et votre organisation de travail sur le long terme. Cela nécessite une certaine capacité (ou une capacité certaine) à d'ouverture et d'accueil du changement.

Une bonne communication et un dialogue social de qualité sont aussi au coeur du process. L’intégration des collaborateurs, comme le recrutement, comme la gestion au quotidien, reflète les valeurs de l’entreprise et la qualité (sociale) de l’environnement de travail dans lequel vous évoluerez ensemble.

Pour compléter, nous avons écrit un article “7 tips pour optimiser son recrutement” consultable sur notre blog !

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